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Nach jeder größeren E-Mail-Marketingkampagne trudeln unzählige automatische Antworten ein. Manchmal bieten diese Auto Replies tatsächlich nützliche Informationen, etwa wenn ein Kontakt das Unternehmen verlassen hat.
Darum habe ich eine Automatisierung gebaut, die diese automatischen Antworten erkennt, filtert und direkt in HubSpot verarbeitet.
Schritt 1 – Auto-Replies in Outlook kategorisieren
Ich habe Outlook beigebracht, automatische Antworten in eigenen Ordner zu verschieben. Es gibt die Ordner
- „OOO“ (Out-of-Office)
- „Longer Leave“
- und „Quit the Company“.
Mit Outlook lassen sich „Regeln“ einstellen, mit denen sich ein E-Mail basierend auf Schlüsselwörtern und Formulierungen in einen der drei Ordner automatisch verschieben lässt.
Kommt etwa „Elternkarenz“ in der automatischen Antwort vor, wird diese E-Mail in „Longer Leave“ verschoben. Kommt in der E-Mail die Formulierung „ich habe das Unternehmen verlassen“ vor, dann wandert es automatisch in den Ordner „Quit the Company“, während einfache Urlaubsbenachrichtigungen in „OOO“ gehen.
Somit werden die Auto-Replies schon mal richtig kategorisieren lassen.
Schritt 2 – Zapier als Vermittler einsetzen
Jetzt kommt der Zauberer im Hintergrund: Zapier. Wenn eine E-Mail in „Quit the Company“ landet, triggert das den Workflow in Zapier. Der Kontakt wird in unserem CRM HubSpot gesucht und dann die automatische Antwort als Note gespeichert und das Property „Quit the Company“ auf „Ja“ gestellt.
Schritt 3 – HubSpot Weiterverarbeitung
Quit the Company triggert einen weiteren Workflow in HubSpot. Handelt es sich um einen Kunden, wird der zuständige Account Manager benachrichtigt. Erfolgt kein Veto von dem oder der Account Managerinnen, wird der Kontakt mit HubSpot Breeze automatisch angereichert (vor allem LinkedIn URL ist da interessant) und jemandem aus unserem New Business Vertriebsteam übergeben. Denn oft fangen solche Kontakte bei ähnlichen Unternehmen an zu arbeiten an und kennen und schätzen uns im besten Fall bereits. Somit viel einfacher (wieder) ins Gespräch zu kommen.
Für „Longer Leave“ – das betrifft vor allem Kontakte in Karenz – habe ich eigene Workflows am Laufen, die den Kontakt zeitlich begrenzt vom E-Mail-Versand ausschließen.
Fazit
Es ist eine kleine aber feine Automatisierung, denn sie hilft, Kundenstämmen aktuell zu halten.